سند رسمی چیست؟

یکی از مهمترین دلایلی که می توان یک دعوای حقوقی یا یک دعوای کیفری را ثابت کرد ، سند است . مطابق قانون ، انواع سند را می توان شامل سند عادی و سند رسمی دانست . هر یک از این دو قسم سند ، شرایط ویژه و خاص خود را دارند و بار اثبات هر یک از آنها هم با هم متفاوت است . لذا اطلاع از اینکه یک سند عادی است یا رسمی ، موضوعی بسیار مهم است که در قانون آیین دادرسی مدنی و ادله اثبات دعوا نقش مهمی دارد . به همین دلیل ، ارائه تعریف سند رسمی و شرایط عمومی و ارکان آن موضوع مهمی است که قصد داریم در این مقاله به آن بپردازیم . 

” هر سندی که توسط ماموران رسمی دارای صلاحیت و با رعایت مقررات قانونی تنظیم شده باشد ، سند رسمی محسوب می گردد “

سند رسمی چیست

همانگونه که گفتیم در کنار اقرار ، سوگند و شهادت ، سند یکی از مهمترین ادله اثبات دعوا محسوب می شود . خود سند را می توان به دو دسته سند عادی و سند رسمی تقسیم کرد که هریک با هم متفاوت بوده و آثار حقوقی متفاوتی نیز بر جای می گذارند . نظر به اهمیت این امر یعنی تشخیص عادی یا رسمی بودن سند و استناد به آن در دادگاه ، قانون مدنی به تعریف سند رسمی پرداخته است . بر اساس ماده 1287 قانون مدنی در تعریف سند رسمی : " اسنادی که در اداره ثبت اسناد و املاک و یا دفاتر اسناد رسمی یا در نزد سایر مأمورین رسمی در حدود صلاحیت آنها و بر طبق مقررات قانونی تنظیم شده باشند ، رسمی است " .  

در بخش اول این ماده ، مصادیق عرفی سند رسمی یعنی اسناد مربوط به مالکیت و اسناد مربوط به قراردادها و داد و ستدها بیان شده است . اما اسناد رسمی محدود به این مصادیق نمی شود . بلکه در ادامه این ماده معیار تشخیص سند رسمی و ارکان سند رسمی بیان شده است . بنابراین ، در هر موردی که مامور رسمی در حدود صلاحیت خود به تنظیم اسنادی بپردازد و قواعد و تشریفات آن را نیز رعایت کرده باشد ، محصول کار او ، یک سند رسمی است که می توان در دادگاه به آن استناد کرد . 

ارکان و ویژگی های سند رسمی

همانگونه که از تعریف سند رسمی مقرر در ماده 1287 قانون مدنی بر می آید ، سند رسمی سه ویژگی اصلی دارد . لذا در این قسمت قصد داریم ارکان و ویژگی های سند رسمی با توجه به ماده 1287 قانون مدنی را بررسی نماییم :

دخالت مأمور رسمی

یکی از مهمترین ارکان سند رسمی ، تنظیم سند توسط مامور رسمی است . در واقع سند رسمی همه اعتبار و ارزش خود را از مامور رسمی می گیرد . مامور رسمی شاهد و ناظر ممتازی است که قانون وی را برای ثبت وقایع تعیین کرده و امضای وی هرگونه تردید نسبت به مفاد سند را از بین می برد . لذا ماموران دولتی تا زمانیکه از صلاحیت خود خارج نشوند ، ماموران رسمی هستند . البته گفتنی است که ماموران رسمی لزوما ماموران دولتی نیستند ؛ بلکه ممکن است که این اشخاص مامور به خدمت عمومی شده باشند ؛ بدون اینکه در استخدام دولت باشند . مانند سردفتر اسناد رسمی .

صلاحیت مامور رسمی

ماموران رسمی صرفا در حدود صلاحیتی که به موجب قانون به آنها داده شده است مجاز به اقدام هستند . پس اگر از مرزهای این اختیار و صلاحیت قانونی تجاوز کنند ، اعتبار اقداماتشان نیز از بین می رود . مانند اقدام مامور انتظامی یا شهرداری به تنظیم سند رسمی معامله که خارج از صلاحیت آنهاست ، یا تنظیم سند رسمی خارج از حوزه صلاحیت سردفتر اسناد رسمی .  

رعایت مقررات قانونی

سند تنظیم شده در صورتی عنوان رسمی به خود می گیرد که مامور رسمی مقررات قانونی مربوط به تنظیم سند رسمی را رعایت کرده باشد . بعنوان مثال ، امضای مامور رسمی به معنای آن است که مفاد سند منطبق بر واقعیت و صحیح هستند . پس اگر مامور رسمی از امضای سند خودداری کند ، در واقع مبنای رسمی بودن سند را انجام نداده است .  

برای دریافت اطلاعات بیشتر در مورد سند رسمی  ، موارد و مهلت آن به سایت عدل نوین مراجعه کنید . کارشناسان مرکز عدل نوین نیز آماده اند تا به سوالات شما عزیزان پاسخ دهند.