طرح ساماندهی نظام مدیریت اسنادی کشور
103382/1901
9/6/1381
عنوان مصوبه :طرح ساماندهی نظام مدیریت اسنادی کشور
سازمان مدیریت و برنامهریزی کشور ـ کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران
شورای عالی اداری در نودوپنجمین جلسه مورخ 2/6/1381 بنا به پیشنهاد سازمان مدیریت
و برنامهریزی کشور و به منظور ساماندهی مدیریت اسنادی و ایجاد هماهنگی برای
نگهداری آثار و اسناد مکتوب (چاپی و خطی) و غیرمکتوب و اوراق، مراسلات، دفاتر و
سایر اسناد ملی در دستگاههای اجرایی و نظایر آن و همچنین تسهیل در نگهداری و
دسترسی به اسناد و صرفهجویی در هزینههای مربوط و جلوگیری از انجام وظایف تکراری
تصویب نمود:
1ـ سازمان اسناد ملی ایران با کلیه وظایف، اختیارات، امکانات، اعتبارات، نیروی
انسانی، اموال، مدارک و تعهدات از تاریخ 1/8/1381 از سازمان مدیریت و برنامهریزی
کشور منتزع و با کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران ادغام و عنوان آن به «سازمان
اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران» تغییر مییابد.
2ـ سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران موظف است:
الف ـ با بررسی و تطبیق وظایف دو سازمان مذکور نسبت به احصاء و ادغام وظایف،
مأموریتها و واحدهای مشابه، تکراری و موازی اقدام نماید.
ب ـ کلیه وظایف و واحدهای پژوهشی سازمانهای تجمیعشده در یک واحد سازماندهی و
واحدهای مربوطه در هم ادغام گردند.
ج ـ وظایف و مأموریتهای تخصصی اسناد ملی ایران و همچنین کتابخانه ملی در قالب دو
معاونت مستقل تحت عنوان کتابخانه ملی و اسناد ملی با برنامه مستقل در قوانین بودجه
سنواتی فعالیت خواهند نمود.
د ـ سازمان مذکور موظف است با رعایت مفاد بندهای فوق تشکیلات خود را حداکثر ظرف
مدت 3 ماه تهیه و به تأیید سازمان مدیریت و برنامهریزی کشور برساند.
3ـ سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران بر اساس قانون اساسنامة
کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران مصوب 2/8/1369 مجلس شورای اسلامی اداره میشود و
قانون تأسیس سازمان اسناد ملی ایران مصوب
7/2/1349 در کلیه موارد به استثنای مواردی که با اساسنامه فوقالذکر مغایرت
دارد لازمالاجرا میباشد.
تبصره 1ـ سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران میتواند وظایف اجرایی
سازمان اسناد ملی ایران در زمینه فروش و امحاء اوراق و اسناد زاید را به
دستگاههای اجرایی واگذار نماید.
تبصره 2ـ سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران، مکلف است ساختمان
و امکاناتی که با اجرای این مصوبه مورد نیاز نمیباشد به فروش رسانده و از محل
درآمد آن با رعایت قوانین و مقررات مربوط نسبت به تکمیل ساختمانها و تأسیسات
نیمهتمام، انجام طرحهای تکمیلی و خرید تجهیزات مورد نیاز اقدام نماید. سازمان
مدیریت و برنامهریزی کشور موظف است تسهیلات قانونی لازم را برای اجرای این بند
بهعمل آورد.
4ـ وظایف مربوط به ساماندهی بایگانیهای دستگاههای اجرایی و تنظیم روشهای
نگهداری و بایگانی از طریق سازمان مدیریت و برنامهریزی کشور انجام میگردد.
5ـ سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران موظف است به منظور
استانداردسازی و استفاده از اسناد، حداکثر ظرف مدت 6 ماه استانداردهای مربوط به
فهرستنویسی، نمایهسازی و زمینه ایجاد شبکه را تدوین و به واحدها و مؤسسات اسنادی
کشور ابلاغ نماید.
6ـ کلیه واحدهای اسنادی مربوط به دستگاههای کشور نظیر وزارت امور خارجه، ریاست
جمهوری، مؤسسة مطالعات تاریخ معاصر ایران وابسته به بنیاد مستضعفان و جانبازان
انقلاب اسلامی، مجلس شورای اسلامی و غیره موظفند طبق ضوابط و استانداردهایی که
توسط سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران ابلاغ میگردد، نسبت به
فهرستنویسی، نمایهسازی و اسکن اسناد و قرارگرفتن در شبکه اسنادی کشور اقدام
نمایند، به نحوی که بر اساس برنامه زمانبندیشده کلیه واحدهای اسنادی توسط سازمان
مذکور به شبکه اسناد ملی متصل گردند.
تبصره ـ سازمان مدیریت و برنامهریزی کشور موظف است پس از مطالعه و بررسی
فعالیتها و جایگاه واحدهای اسنادی وزارتخانهها، سازمانها، مؤسسات و نهادهای
عمومی غیردولتی ظرف مدت سه ماه پیشنهاد مربوط به تجمیع، تعیین جایگاه و ادغام آن
دسته از واحدهایی که از همبستگی و سنخیت لازم برخوردار هستند در سازمان اسناد و
کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران را به شورای عالی اداری ارائه نماید.
7ـ سازمان مدیریت و برنامهریزی کشور موظف است به منظور تحقق تکالیف مقرر در این
مصوبه و بهسازی شیوه نگهداری اسناد ملی و ایجاد زمینه شبکه اسناد کشور، اعتبار
لازم در اختیار مؤسسات و واحدهای ذیربط قرار دهد تا امکان فهرستنویسی، نمایهسازی
و اسکن اسناد ملی و شبکهسازی آنها بهوجود آید.
8ـ سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران موظف است، به نحوی
برنامهریزی نماید که در تطبیق با استانداردهای مقرر و طبقهبندی مناسب، ضمن
بهنگام نگاهداشتن کلیه اطلاعات اسناد ملی کشور، در صورت درخواست اطلاعات اسناد
توسط دستگاههای ذیربط و افراد حقیقی و حقوقی، طبق دستورالعملی که به تصویب شورای
اسناد ملی میرسد، ظرف مهلت مناسب و منطقی در اختیار متقاضیان به ویژه دستگاههای
صاحب سند قرار دهند.
9ـ سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران، مسئول حُسن اجرای این مصوبه
میباشد و سازمان مدیریت و برنامهریزی کشور موظف است چگونگی اجرای این مصوبه را
به شورای عالی اداری گزارش نماید.
محمد ستاری فر
معاون رئیسجمهور و دبیر شورای عالی اداری